Koniec pracy kasy fiskalnej — odczyt pamięci i wyrejestrowanie krok po kroku

Zamykasz działalność, wymieniasz starą kasę na nową albo kasa zgłosiła zapełnienie pamięci? W każdym z tych przypadków kasę trzeba formalnie zamknąć, a sercem procedury jest odczyt pamięci fiskalnej z udziałem serwisanta. Dobra wiadomość: przy kasach online — a to dziś zdecydowana większość urządzeń — po Twojej stronie nie ma żadnych pism ani terminów do urzędu. Papierowa część procedury została przy starszych kasach z kopią papierową lub elektroniczną. Poniżej cała droga krok po kroku: co robi serwis i co zostaje po Twojej stronie. Tak, jak tłumaczymy to klientom przez telefon.

Kiedy ten temat Cię dotyczy

• zamykasz działalność albo kończysz sprzedaż, do której kasa była potrzebna,
• wymieniasz kasę na nową — starą trzeba poprawnie zamknąć, nie wystarczy ją wyłączyć,
• pamięć fiskalna się zapełniła — kasa nie zaewidencjonuje już sprzedaży.

To nie jest długa procedura — zwykle zamyka się w jednej wizycie serwisu, a przy kasie online w ogóle bez pism do urzędu.

Jeśli powodem jest zapełniona pamięć, urządzenie ostrzeże Cię z wyprzedzeniem. Drukarka fiskalna mniej więcej tydzień przed zapełnieniem przy każdym raporcie dobowym pokazuje na wyświetlaczu, ile raportów zostało do końca — i odlicza w dół, dzień po dniu. To znak, żeby do nas zadzwonić: najczęściej zamawia się wtedy nową drukarkę, a my w jednej wizycie robimy odczyt starej i od razu uruchamiamy nową.

Krok po kroku

1. Ostatni raport dobowy. W dniu zakończenia sprzedaży wystawiasz na kasie raport fiskalny dobowy — jak na koniec każdego dnia pracy. Jeśli masz starszą kasę z elektronicznym albo papierowym zapisem kopii, dochodzi jeszcze raport fiskalny miesięczny.
2. Odczyt pamięci fiskalnej. Wykonuje się go z udziałem serwisanta — i to jest nasza część. Z odczytu powstaje raport fiskalny rozliczeniowy, który podsumowuje całą sprzedaż zapisaną w pamięci kasy. Kasa online przechodzi przy tym w tryb „tylko do odczytu” — nie da się już na niej sprzedawać, ale dane pozostają dostępne.
3. Protokół z odczytu. Z całej czynności serwisant sporządza protokół — to kluczowy dokument procedury, sporządzany według urzędowego wzoru.
4. Dokumenty do urzędu — tylko przy starszych kasach. Masz kasę online? Na odczycie formalności się kończą — nie składasz żadnych dokumentów i nie pilnujesz terminów. Przy starszych kasach z kopią papierową lub elektroniczną (dziś ok. 15% urządzeń na rynku) w ciągu 5 dni od sporządzenia protokołu składasz do swojego urzędu skarbowego protokół z odczytu, raport rozliczeniowy i wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji. Przy odczycie mówimy Ci dokładnie, co, gdzie i do kiedy trzeba złożyć.

A jeśli pamięci nie da się odczytać?

Zdarza się przy uszkodzonych urządzeniach. Wtedy kasa trafia do serwisu głównego producenta, który wykonuje odczyt u siebie i przekazuje protokół do urzędu — Ty dostajesz jego kopię i na tej podstawie składasz wniosek o wyrejestrowanie. Dłuższa droga, ale procedura to przewiduje; nie zostajesz z tym sam.

Uwaga, jeśli kasa ma mniej niż 3 lata

Jeśli na tę kasę dostałeś ulgę na zakup (do 700 zł) i kończysz jej pracę przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencji, ulgę trzeba oddać. Samo rozliczenie zwrotu to temat dla Twojej księgowej — my uprzedzamy o tym przy umawianiu odczytu, żeby ta informacja nie zaskoczyła Cię po fakcie.

Co dalej ze starą kasą

Po odczycie i wyrejestrowaniu urządzenie jest już tylko sprzętem — możesz je zutylizować albo zostawić na półce. Doradzimy, co ma sens w Twoim przypadku. A jeśli powodem zamknięcia jest wymiana na nową kasę, łączymy oba tematy w jedną wizytę: zamykamy starą i fiskalizujemy nową tego samego dnia.

Jak pomagamy

Wykonujemy odczyt pamięci fiskalnej i sporządzamy protokół. Przy kasie online na tym formalności się kończą; przy starszej kasie z kopią pomagamy przygotować wniosek i pilnujemy, żebyś zmieścił się w terminie 5 dni. Rozliczeń z urzędem za Ciebie nie poprowadzimy, bo to rola księgowej, ale cała część serwisowa jest na naszej głowie. Autoryzowany serwis Novitus, Warszawa i okolice, od 1999 roku.